Eine Hochzeit unter Palmen, barfuß im Sand oder auf einem toskanischen Weingut mit Sonnenuntergang und Chianti in der Hand – klingt traumhaft, oder? Doch so romantisch eine Destination Wedding klingt, so komplex kann die Planung sein. Unterschiedliche Zeitzonen, fremde Dienstleister, Sprachbarrieren, Visa, Wetter, Transport, Gäste, die plötzlich absagen… ja, es braucht mehr als nur einen Pinterest-Ordner.
Genau deshalb ist eine gut durchdachte destination wedding planner checklist for clients Gold wert. Nicht nur für euch als Brautpaar, sondern auch für eure Planer:innen, Freunde, Trauzeug:innen – einfach alle, die dieses Abenteuer mit euch gestalten wollen.
Warum eine Checkliste mehr ist als ein To-do-Zettel
Ganz ehrlich? Beim Thema Hochzeit verliert man schnell den Überblick. Man jongliert zwischen Emotionen, Erwartungen, Flugverbindungen und Blumenauswahl. Eine Checkliste ist wie euer Ruhepol im Planungschaos. Sie hilft, strukturiert vorzugehen, nichts Wichtiges zu vergessen – und vor allem: den Kopf frei zu bekommen für die wirklich schönen Momente.
Die große Übersicht: Eure Destination Wedding Checkliste in 6 Phasen
Ob ihr auf Bali heiratet, in Südfrankreich oder auf Island – diese Phasen bleiben ähnlich. Nur die Details ändern sich.
1. 12–18 Monate vorher: Die Basis schaffen
- ❑ Wunschland & Ort definieren (Klima, Reisezeit, Legalität der Eheschließung beachten!)
- ❑ Budgetrahmen festlegen – und realistisch bleiben (inkl. Flug & Unterkunft)
- ❑ Gästeliste grob aufsetzen – wer soll (und kann) mit?
- ❑ Location anfragen & reservieren (Achtung: Früh dran sein!)
- ❑ Hochzeitsplaner:in vor Ort oder spezialisiert auf Destination Weddings kontaktieren
- ❑ Gültigkeit eurer Ausweise & Reisedokumente prüfen
- ❑ Erkundigen, ob ihr dort rechtsgültig heiraten könnt – oder eine symbolische Zeremonie macht
2. 9–12 Monate vorher: Dienstleister fix machen
- ❑ Fotograf:in/Videograf:in buchen (gerne mit Erfahrung in der Region)
- ❑ Caterer und Menü besprechen (auch etwaige Allergien/Gästewünsche einholen)
- ❑ DJ/Band organisieren – inkl. Technik & Zeitplan
- ❑ Florist:in – was ist vor Ort verfügbar? (z. B. keine Pfingstrosen auf den Malediven im Dezember)
- ❑ Unterkunft für euch und eure Gäste reservieren
- ❑ Reiseversicherung + Rücktrittsversicherung (!) abschließen
3. 6–9 Monate vorher: Papierkram und Save-the-Dates
- ❑ Save-the-Dates verschicken (frühzeitig, wegen Flügen & Urlaub)
- ❑ Erforderliche Dokumente besorgen (internationale Geburtsurkunde, Ehefähigkeitszeugnis etc.)
- ❑ Trauzeug:innen und Redner:in einweihen
- ❑ Website oder Infobroschüre für Gäste erstellen (Anreise, Dresscode, Ablauf, Tipps)
- ❑ Check, ob alle Gäste Pässe/Reiseunterlagen haben
4. 3–6 Monate vorher: Das Feintuning
- ❑ Flüge & Transfers buchen
- ❑ Tagesablauf und Zeitplan finalisieren
- ❑ Details mit allen Dienstleister:innen absprechen
- ❑ Styling buchen (Friseur:in/Make-up – evtl. Probe in Heimatland)
- ❑ Ggf. Willkommensgeschenke für Gäste vorbereiten
- ❑ Hochzeitstorte auswählen (und probieren, wenn möglich)
- ❑ Menü final abstimmen + Sonderwünsche notieren
- ❑ Kleidung anpassen lassen (achtet auf das Klima!)
5. 1–2 Monate vorher: Der Feinschliff
- ❑ Ehepapiere prüfen – ist alles vollständig und übersetzt?
- ❑ Playlist & Musikwünsche ans DJ-Team schicken
- ❑ Notfall-Nummern und Ablaufplan an Gäste & Dienstleister:innen verteilen
- ❑ „Plan B“ bei Regen? Check!
- ❑ Kofferpack-Liste erstellen (inkl. Dokumente, Kleidung, Accessoires)
6. Letzter Monat & Reisezeit
- ❑ Packen – und doppelt checken
- ❑ Finaler Call mit Wedding-Planner
- ❑ Mental runterfahren – ihr habt geplant, vertraut jetzt
- ❑ Abreise & Ankunft genießen
- ❑ Genießen. Ja, wirklich.
Pro-Tipps aus Erfahrung
- Sprache & Kultur respektieren: Eine Zeremonie in Italien tickt anders als eine in Thailand. Offen bleiben.
- Unvorhergesehenes einplanen: Ein Regenguss, eine verspätete Lieferung, ein kaputter Reißverschluss – kann passieren. Lasst euch davon nicht die Magie nehmen.
- Gastfreundschaft zeigen: Ihr bittet eure Gäste, für euch weit zu reisen – ein kleines Dankeschön kommt immer gut an.
- Symbolische Hochzeit in der Ferne + rechtliche in der Heimat: Eine beliebte Lösung, um bürokratischen Aufwand zu reduzieren.
Fazit: Struktur bringt Leichtigkeit – selbst im Paradies
Eine Destination Wedding ist ein Traum. Aber sie ist auch ein Projekt. Und damit dieses Projekt nicht zum Albtraum wird, braucht es klare Struktur, gute Begleitung – und vor allem einen Überblick.
Mit einer durchdachten destination wedding planner checklist for clients seid ihr bestens gerüstet, um nicht nur den Überblick zu behalten, sondern auch entspannt durch die Vorbereitung zu gehen. Damit euer „Ja“ nicht im Organisationsstress untergeht – sondern genau das wird, was es sein soll: ein echtes Herzensfest.
Packt die Sonnencreme ein, die Flipflops und euer schönstes Lächeln – der Rest? Steht schon in eurer Liste.
